Software zur Arbeitszeiterfassung ist eine Voraussetzung für Unternehmen, um Aufzeichnungen zur Arbeitszeit zu erstellen, zu speichern und damit zu arbeiten. Die Software sollte es den Benutzern ermöglichen, ihre Arbeitszeit schnell und einfach zu erfassen. Gleichzeitig muss die Software Auskunft darüber geben, in welchem Zeitraum die Mitarbeiter an welchen Aufgaben oder Projekten gearbeitet haben.
Software zur Arbeitszeiterfassung: Das sind die Vorteile
Die Daten werden ohne menschliche Eingaben mit Hilfe eines automatischen Mechanismus erfasst, in der Regel mit Hilfe eines Teils der Softwarezeitschaltuhr genannt. Diese Funktion ist nützlich für die Erfassung von Arbeitszeiten, wenn Mitarbeiter am selben Auftrag, aber an verschiedenen Orten und zu verschiedenen Zeiten arbeiten.
Das System ermöglicht es Ihnen auch, Überstunden und Pausenzeiten zu erfassen, ohne dass Sie diese manuell hinzufügen müssen. Darüber hinaus ist es möglich, arbeitsfreie Tage mit Projekten oder Aufgaben zu verknüpfen, falls erforderlich – über diese Funktion können Sie den gesamten Zeitplan der Projektaufgaben und die Leistung des Mitarbeiters einsehen. Eine weitere nützliche Funktion ist ein Kalender, der es den Mitarbeitern ermöglicht, geplante Sitzungen, Geburtstage und Feiertage zu markieren, ohne sie manuell hinzufügen zu müssen.
Die Plattform muss den Managern auch detaillierte Berichte über die Arbeit ihrer Mitarbeiter liefern: was sie zu einem bestimmten Zeitpunkt getan oder bearbeitet haben und wie wie lange sie dafür gebraucht haben. Darüber hinaus müssen die verfügbaren Berichte detailliert genug sein, um die Produktivität jedes Mitarbeiters und die Korrektheit seiner Löhne widerzuspiegeln.
Die Mitarbeiter wiederum brauchen Zugang zu einem einfachen System, mit dem sie die für Projekte oder andere Aufgaben aufgewendete Zeit leicht überwachen können, damit sie keine Überstunden ohne zusätzliche Bezahlung machen.
Datenschutzkonformität der Software beachten
Datenschutzkonformität der Software ist natürlich eine notwendige Bedingung.
Die wichtigsten Grundsätze für die Verwendung einer Software zur Arbeitszeiterfassung
Es gibt mehrere Regeln für die Verwendung der Software, mit der Sie die Arbeitszeit erfassen können. Werden diese nicht beachtet, kann es zu einer Reihe von Problemen kommen: ungenaue Einträge in Berichten oder sogar Informationslecks.
Die erste Regel ist eine klare Definition eines Geschäftsprozesses und die Erstellung eines Dokuments, das diesen Prozess beschreibt. In der Beschreibung muss beschrieben werden, welche Mitarbeiterdie Software nutzen, wie oft sie sie nutzen, für welche Zwecke und welche Spalten sie bei der Arbeit mit dem Programm sehen müssen.
Die zweite Regel ist, dass Sie im Detail verstehen müssen, wie Ihr Gehaltsabrechnungssystem funktioniert. Und damit ist nicht nur der Aufbau gemeint, sondern auch der Prozess der Zeiterfassung, denn schließlich werden über diesen Mechanismus die Informationenim Programm erfasst werden. Das bedeutet, dass Sie nicht nur detailliert beschreiben müssen, welche Informationen erfasst werden, sondern auch, wie sie in das Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem übertragen und dort gespeichert werden – in einem separaten Blatt oder wo nötig?
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