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Ein digitales Arbeitszeiterfassungssystem hilft Ihnen, die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter im Blick behalten zu können. Wichtige Informationen dazu finden Sie hier.

 

Arbeitszeiterfassung ist gesetzlich vorgeschrieben

Übrigens: Zeiterfassung ist bei der Arbeit Pflicht. Die Dokumentation der Arbeitszeiten ist inzwischen gesetzlich vorgeschrieben.

Die Regelungen zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten müssen für jeden Arbeitnehmer angewendet werden, der Anspruch auf ein Gehalt oder einen Lohn hat. Es gilt jedoch nur für Arbeitnehmer, deren Lohn wöchentlich oder auf der Grundlage der täglich oder wöchentlich geleisteten Arbeitsstunden gezahlt wird, so dass es einige Ausnahmen gibt, z. B. für Personen unter 18 Jahren. Generell gilt, dass Sie Aufzeichnungen über die tägliche Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter, einschließlich der Pausen, führen müssen.

Die Vorschriften gelten für Arbeitnehmer in den meisten Beschäftigungsverhältnissen, einschließlich Vollzeit-, Teilzeit- und Zeitarbeitnehmern. Darüber hinaus gilt das Gesetz für alle Arbeitnehmer mit einem festen Gehalt oder Stundenlohn, so dass Personen, die auf Provisionsbasis bezahlt werden, nicht einbezogen werden können.

 

Welche Funktionen sollte ein digitales Arbeitszeiterfassungssystem haben

Welche Funktionen sollte ein Arbeitszeiterfassungssystem überhaupt haben? Hier sind 7 wesentliche Funktionen, ohne die Sie nicht leben können. Biometrische An- und Abmeldefunktionen, Gruppierung von Aufgaben nach Projekten und Berichtsfunktionen sind nur einige der vielen verfügbaren Optionen. Welche davon ist für Ihr Unternehmen am vorteilhaftesten? Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren. Schließlich verwenden Sie das System, um die wertvolle Arbeitszeit von Mitarbeitern zu erfassen und zu dokumentieren.

4 unentbehrliche Funktionen

Genaue Daten über die von den Mitarbeitern geleistete Arbeitszeit sind ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung. Die besten Zeiterfassungssysteme verfügen über eine Stechuhrfunktion. So können Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter minutengenau überwachen und Fehler und Ungenauigkeiten bei Überstunden und Gehaltsabrechnung vermeiden. Hier sind 4 Funktionen, die ein Arbeitszeiterfassungssystem unbedingt haben muss. Mit diesen Funktionen können Sie Ihre Produktivität steigern und die Einhaltung der Arbeitsgesetze sicherstellen.

  1. Mit einem Zeiterfassungssystem können Sie die Zeit Ihrer Mitarbeiter für verschiedene Projekte, Kundenaufgaben und andere Aktivitäten erfassen. Sie können diese Tools nutzen, um Ihre Mitarbeiter zu benachrichtigen, wenn sie sich abgemeldet haben. Sie können Sie auch benachrichtigen, wenn Mitarbeiter Überstunden machen, um sicherzustellen, dass alle ihre Aufgaben erfüllen.
  2. Ein weiteres wichtiges Merkmal eines Zeiterfassungssystems ist die Möglichkeit, eine Verbindung zu Kalendern und E-Mail-Programmen anderer Anbieter herzustellen. Auf diese Weise können die Mitarbeiter über wichtige Angelegenheiten und Fristen auf dem Laufenden bleiben.
  3. Biometrische An- und Abmeldefunktion: Eine biometrische An- und Abmeldefunktion für ein Arbeitszeiterfassungssystem beseitigt das Problem des Buddy Punching, bei dem sich ein Mitarbeiter als ein anderer ausgibt, um in seinem Namen an- und abzustempeln. Dies wird oft von einem Mitarbeiter gemacht, der sich verspätet, aber hofft, dass sein Kollege dies nicht bemerkt. In extremen Fällen können Mitarbeiter ganze Tage freinehmen und zusätzliche Überstunden anhäufen, was die Unternehmen jährlich Milliarden von Euros kostet. Biometrische Stechuhren funktionieren durch die Registrierung der Fingerabdrücke der Mitarbeiter. Die biometrische Stechuhr kann mit einer PIN programmiert werden, so dass Administratoren das System einfach verwalten können. Da sie die biometrische Identifizierung der Mitarbeiter ermöglicht, kann sie sogar RFID-Karten unterstützen. Viele biometrische Zeiterfassungssysteme unterstützen inzwischen mehrere Fingerabdrücke und eignen sich daher perfekt für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern. Wenn Sie ein biometrisches Zeiterfassungssystem für Ihren Arbeitsplatz in Erwägung ziehen, sollten Sie sich noch heute mit  uns in Verbindung setzen, um mehr über alle Funktionen zu erfahren, die diese Technologie zu bieten hat.
  4. Aufgaben nach Projekten gruppieren: Eine Möglichkeit, Ihre Zeit effizient zu erfassen, ist die Gruppierung von Aufgaben nach Projekten. Wenn Sie Aufgaben nach Projekten gruppieren, können Sie erkennen, ob dieselbe Aufgabe von mehreren Personen oder Teams erledigt wurde. Die Gruppierung von Aufgaben nach Meilensteinen hilft Ihnen auch bei der Verwaltung Ihres Gesamtaufwands, da Sie erkennen können, welche Aufgaben Sie noch erledigen müssen. Durch die Gruppierung von Aufgaben nach Meilensteinen sparen Sie außerdem Zeit und Mühe bei der Ermittlung des Zeitaufwands für jede Aufgabe.

 

Technische Aspekte die ein Arbeitszeiterfassungssystem umsetzen können muss

Erstens können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter verfolgen.

Zweitens sollten Sie die Software oder die Daten nicht installieren bzw. deinstallieren müssen, da sie cloudbasiert sein sollten. So können Sie überall und jederzeit darauf zugreifen, indem Sie nur Ihren Webbrowser benutzen.

Drittens erhalten Sie Berichte in voreingestellten Intervallen (täglich, wöchentlich, monatlich). Die Berichte sollten außerdem anpassbar sein

Viertens sollten den Mitarbeitern oder Arbeitsgruppen aus Sicherheitsgründen Zugriffsrechte zugewiesen sein.

Fünftens müssen die Systeme die geltenden Datenschutzregeln umsetzen. Achten Sie auf die Datenschutzgrundverordnung.

 

Anbieter von Arbeitszeiterfassungssystemen

Hier sind einige der am besten bewerteten Anbieter von digitalen Arbeitszeiterfassungssystemen: Kronos TimeAndAttendance, clockedin Cloud Digital TimeClock, Zoho Books Timesheet, TSheets von QuickBooks.

 

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